Den Bestandsmanager kennenlernen
Bedeutung der einzelnen Tabellen
Tabelle: BESTAND
Bestand nach Lagerplatz
Die Tabelle BESTAND ist die Tabelle, in der alle Ihre Artikel gespeichert werden.
Eine Besonderheit in dieser Tabelle stellt die Spalte „Bestand nach Lagerplatz“ dar. Wenn Sie einen Artikel auf mehrere Lagerplätze verteilt haben, dann finden Sie in dieser Spalte die entsprechenden Informationen.
Beispiel: Den Artikel Schutzbrille gibt es 9x im Regal 4 und 1x im Regal 2. Der Eintrag in dieser Spalte lautet entsprechend: RG4=9 RG2=1.
Wenn Sie Artikel innerhalb des Lagers von einem Platz auf einen anderen umbuchen, wird der Eintrag automatisch entsprechend angepasst.
DropDown-Felder im Kopfbereich
Im Kopfbereich der Tabelle aktivieren Sie den Barcodescanner. Dazu müssen Sie nur in das Scannerfeld klicken oder F12 drücken. Das grüne Feld "jetzt scannen" signalisiert Ihnen, dass der Scanner nun aktiv ist.
Per Scan werden Artikel eingebucht, ausgebucht oder umgebucht.
Die Menge (Stückzahl), die dabei gebucht werden soll, legen Sie im Feld darunter fest.
Außerdem benötigt das Programm die Informationen: Ursprungsort und neuer Ort
(von wo nach wo soll gebucht werden).
Die Einstellungen nehmen Sie über die DropDownfelder vor.
Es gibt drei Szenarien:
- einen neuen Artikel in das Lager einbuchen (Wareneingang)
- einen vorhandenen Artikel innerhalb des Lagers umbuchen
- einen Artikel aus dem Lager ausbuchen (Warenausgang)
Jedes dieser Szenarien können Sie über die beiden DropDownfelder einstellen.
Protokolle für Wareneingang und Warenausgang
Wenn ein Artikel neu in das Lager kommt oder dieses wieder verlässt, wird im Hintergrund automatisch ein Protokolleintrag erzeugt.
So können Sie später Informationen über Wareneingänge und Ausgänge einsehen.
Sie können jeweils einen Betreff (blaue Zeile) hinterlegen, der mit in das Protokoll übernommen wird.
Es gibt ein Eingangsprotokoll und ein Ausgangsprotokoll, die außerhalb des Bestandstools in zwei separaten Exceldateien fortlaufend geführt werden, ohne dass Sie etwas davon mitbekommen.
Artikel bearbeiten
Alle Artikel können Sie in der Tabelle BESTAND so bearbeiten, wie Sie es in Excel gewohnt sind. Sie klicken in die Zeile und bearbeiten die Inhalte.
Ausnahme ist die Spalte "Bestand auf Lagerplatz". Diese Spalte wird von Ihrer Excelanwendung kontrolliert. Diese Inhalte können Sie manuell nur über den Button "Artikel bearbeiten" anpassen.
siehe dazu Artikel bearbeiten
Tabelle: auf Lagerplatz
Die Tabelle 'auf Lagerplatz' dient der Darstellung aller Artikel, die sich auf einem bestimmten Lagerplatz befinden. Den Lagerplatz wählen Sie oben links über das DropDown-Feld aus.
Diese Tabelle zeigt Ihnen nicht nur den Inhalt eines bestimmten Lagerplatzes an, sondern bringt verschiedene interessante Features mit:
Individuell anpassbar - nur die für Sie relevanten Spalten
In den EINSTELLUNGEN können Sie festlegen, welche Spalten aus der BESTANDs-Tabelle übernommen werden sollen.
Die Bestandstabelle enthält aktuell 9 Spalten. In der Beispielabbildung wurden drei
Spalten (B, C und D) ausgewählt, um deren Inhalte in die Tabelle "auf Lagerplatz" zu übernehmen. Das Ergebnis sehen Sie in der Abbildung darüber.
Unten rechts geben Sie an, in welcher Spalte (zB. F) der Lagerplatz-Bestand angezeigt werden soll und wie Sie die Spalte benennen wollen.
Ausbuchen als komplettes Set / Dokumente erzeugen
Über diese beiden Button können Sie verschiedene Dokumente erzeugen und den gesamten Bestand eines Lagerplatzes ausbuchen.
Im Dropdownfeld wählen Sie aus, ob Sie eine Rechnung, einen Lieferschein, einen Packzettel oder ein beliebiges anderes Dokument erzeugen möchten.
Zu diesem Zweck können Sie selbst Dokumentvorlagen anlegen.
Wie Sie das machen lesen Sie hier.
Warum den gesamten Bestand eines Lagerplatzes ausbuchen?
Sie können einen fiktiven Lagerplatz verwenden, um dort Artikel für einen Kunden oder für ein Projekt zusammenzustellen.
Nachdem Sie alle relevanten Artikel auf diesen Lagerplatz übertragen haben, können Sie die Zusammenstellung überprüfen und dann mit einem Mausklick ausbuchen.
Da man dies unter „Kommissionieren“ versteht, ist es naheliegend, den fiktiven Lagerplatz „Kommissionierung“ zu nennen.
Natürlich steht Ihnen völlig frei, welchen Namen Sie verwenden.
Sie können auch mehrere solche fiktive Lagerplätze anlegen, um beispielsweise mehrere Kunden oder Projekte gleichzeitig zu bearbeiten.
Dokumente aus einem fiktiven Lagerplatz heraus erzeugen
Wenn Sie Artikel zusammengestellt haben (für ein Projekt oder für einen Kunden), brauchen Sie ggf. einen Packzettel, einen Lieferschein oder Sie wollen eine Rechnung erstellen.
Auch das ist wieder mit einem einzigen Mausklick möglich.
Klicken Sie auf „Export in eigene Vorlage“ um Ihre Artikel beispielsweise in ein Lieferscheinformular zu übertragen. Details dazu finden Sie hier.
Artikel in der Lagerplatztabelle bearbeiten
Wie Sie einen Artikel innerhalb dieser Lagerplatz-Tabelle bearbeiten können, lesen Sie hier.
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Tabelle: NACHBESTELLUNG
Das BestandsTool listet Ihnen automatisch alle Artikel mit unterschrittenem Meldebestand auf.
Auch bei dieser Tabelle können Sie selbst festlegen, welche Spalten aus der BESTANDs-Tabelle übernommen werden sollen. Details dazu siehe hier.
Den Inhalt der Tabelle verwenden Sie dann als Grundlage für Ihre Nachbestellungen.
Schicken Sie die Liste als PDF direkt an Ihren Lieferanten oder schicken Sie eine Exceltabelle an einen Mitarbeiter zur Weiterbearbeitung.
In den EINSTELLUNGEN hinterlegen Sie mehrere E-Mail-Adressen und können dann den Empfänger einfach über das DropDown-Feld auswählen.
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Tabelle: INVENTUR
Inventurablauf im Bestandsmanager
Über die Schaltfläche „Inventur starten“ wird Ihr gesamter Lagerbestand in die Tabelle eingelesen.
Alle Artikel werden zunächst rot hinterlegt, da noch kein tatsächlicher Bestand erfasst wurde.
Anschließend beginnen Sie mit dem Scannen Ihrer Artikel. Ein bereits gescannter Artikel wird nicht mehr rot dargestellt.
Wenn der gescannte Bestand mit dem Listenbestand übereinstimmt, wird dies durch einen grünen Hintergrund signalisiert.
Möchten Sie beim Scannen größere Mengen erfassen – z. B. ein 10er-Pack –, können Sie die hochzuzählende Anzahl pro Scan vorab individuell anpassen.
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Den Bestandsmanager individuell einrichten
Die eigene Lagerstruktur übernehmen
Tabelle: Lagerplätze
Lagerplätze anlegen
Hier legen Sie alle Ihre Lagerplätze an. „Wareneingang“ und „Warenausgang“ sind jeweils fester Bestandteil des Tools und können nicht verändert werden.
Es wird empfohlen, den fiktiven Lagerplatz „KOM | Kommissionierung“ ebenfalls zu belassen – ist aber nicht zwingend erforderlich. Sie können ihn umbenennen oder bei Bedarf weitere Kommissionierungsplätze (KOM1, KOM2, KOM3) anlegen. Jedes Lagerplatzkürzel darf maximal aus 4 Zeichen bestehen.
Den Namen des Lagerplatzes können Sie individuell festlegen. Für die Anzahl der Lagerplätze gibt es keine Beschränkung.
Sinn und Zweck der Barcodes
Mit den Funktionsbarcodes können Sie den Lagerplatz bequem per Scan umschalten.
Wenn Sie beispielsweise Ihren Wareneingang auf mehrere Lagerplätze verteilen möchten, scannen Sie zuerst den Barcode des gewünschten Lagerplatzes und anschließend die Barcodes der Artikel, die dort eingelagert werden sollen.
Sie können jederzeit durch einen weiteren Lagerplatz-Scan auf einen anderen Lagerplatz wechseln. Alle nachfolgenden Artikel werden dann diesem neuen Lagerplatz zugeordnet.
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Weitere Anpassungen in den EINSTELLUNGEN durchführen
Tabelle: EINSTELLUNGEN
EINGangsprotokoll und AUGangsprotokoll
Die Lager- und Bestandsverwaltung erfasst automatisch alle Zugänge und Abgänge Ihres Lagers. Jeder Vorgang wird im Hintergrund protokolliert und dokumentiert.
Sie können individuell festlegen, in welchen Zeitabständen ein neues, leeres Protokoll gestartet werden soll. Zum Beispiel lässt sich ein wöchentliches Protokoll für Wareneingänge und ein tägliches Protokoll für Lagerabgänge einrichten.
So können Sie beispielsweise im Nachhinein sein, wann und bei wem Sie welche Artikel eingekauft haben. Aus den Ausgangsprotokoll entnehmen Sie, wann welcher Artikel das Lager verlassen hat und wohin er gegangen ist.
Export in eine eigene Vorlage (Rechnung, Lieferschein usw.)
In der Tabelle „auf Lagerplatz“ können Sie alle Artikel in eine externe Vorlage exportieren.
Unter EINSTELLUNGEN lassen sich bis zu fünf Vorlagen verwalten. Vergeben Sie einen Namen für jede Vorlage und verknüpfen Sie die passende Vorlagendatei.
Die Vorlagendateien selbst, speichern Sie im Ordner "ExportVorlagen"
Zusätzlich legen Sie fest, ab welcher Zelle die exportierten Daten in der Vorlage eingefügt werden sollen.
Hinweise zur Ordnerstruktur
Bilder
Hier legen Sie alle Ihre Produktbilder ab. Beim Scannen eines Artikels wird das entsprechende Bild im Tabellenkopf angezeigt.
Die Dateinamen der Bilder ordnen Sie in der Bestandstabelle zu.
EXPORT
Wenn Sie Rechnungen, Lieferscheine oder ähnliche Dokumente erstellen, finden Sie die entsprechenden Dateien im Ordner EXPORT.
ExportVorlagen
Ihre Vorlagen für Lieferscheine, Rechnungen, Packzettel usw. speichern Sie in diesem Ordner.
Nachbestellung
Die aus dem Tabellenblatt NACHBESTELLUNG erzeugten PDF- und Excel-Dateien mit Nachbestellungen werden hier abgelegt.
Protokolle
In diesem Ordner finden Sie Ihre Wareneingangs- und Warenausgangsprotokolle, die gemäß Ihrer vordefinierten Zeitintervalle erstellt wurden.
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Dokumente bearbeiten
Beschreibung ist noch in Arbeit
Artikel bearbeiten
Beschreibung ist noch in Arbeit
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