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FIFO im Lager: Warum es wichtig ist – und wie Sie es mit dem Excel‑Bestandsmanager mühelos umsetzen

Einleitung

In vielen kleinen und mittleren Unternehmen ist die Lagerverwaltung ein kritischer Bestandteil des täglichen Geschäfts. Wer Waren einlagert und auslagert, steht früher oder später vor der Frage: In welcher Reihenfolge sollen Bestände verbraucht oder ausgeliefert werden?

Eine der wichtigsten und zugleich einfachsten Methoden ist das FIFO‑Prinzip – „First In, First Out“. Dieser Artikel erklärt, warum FIFO sinnvoll ist und wie Sie es mit dem Excel‑Bestandsmanager von Martin Kramer effizient und transparent umsetzen können.

Was bedeutet FIFO?

FIFO steht für First In, First Out – also: Die zuerst eingelagerten Waren werden auch zuerst wieder entnommen.

Das Prinzip ist besonders wichtig, wenn:

  • Waren ein Ablaufdatum haben (Lebensmittel, Chemikalien, Medizinprodukte)
  • Produkte altern oder technisch überholt werden
  • Preisänderungen oder Chargenunterschiede relevant sind
  • man Inventurdifferenzen und „vergessene Bestände“ vermeiden möchte

FIFO sorgt dafür, dass ältere Ware nicht liegen bleibt, während neuere Ware zuerst verbraucht wird.

Warum FIFO wirtschaftlich sinnvoll ist

Unternehmen profitieren gleich mehrfach:

1. Geringere Abschreibungen

Ältere Ware bleibt nicht im Regal, sondern wird rechtzeitig verbraucht oder verkauft.

2. Bessere Bestandsgenauigkeit

FIFO verhindert „tote Bestände“, die in der Inventur plötzlich auftauchen.

3. Transparenz bei Wareneingängen

Wer weiß, welche Charge zuerst eingelagert wurde, kann auch sauber dokumentieren, welche Charge das Haus wieder verlässt.

4. Optimierte Kommissionierung

Mitarbeiter greifen automatisch zu den richtigen Artikeln, ohne nachdenken zu müssen.

Wie der Excel‑Bestandsmanager FIFO ermöglicht

Der Excel‑Bestandsmanager bietet mehrere Funktionen, die FIFO praktisch ohne Zusatzsoftware möglich machen. Die wichtigsten Bausteine:

1. Wareneingänge werden automatisch protokolliert

Jeder Wareneingang wird mit folgenden Daten gespeichert:

  • Zeitpunkt des Wareneingangs
  • Artikelnummer und Bezeichnung
  • Menge
  • Lagerplatz
  • Lieferant / Betreff
  • neuer Gesamtbestand

Damit existiert automatisch eine chronologische Historie, die für FIFO entscheidend ist.

2. Mehrere Lagerplätze verwalten

Das Tool erlaubt es, beliebig viele Lagerplätze anzulegen und Bestände auf diese Plätze zu verteilen.

Damit können Sie FIFO auf zwei Arten umsetzen:

Variante A – FIFO über Lagerplatz‑Strategie

Jeder Wareneingang wird auf einen eigenen Lagerplatz gebucht, zum Beispiel:

  • LP‑A → Lieferung vom 01.02.
  • LP‑B → Lieferung vom 10.02.
  • LP‑C → Lieferung vom 20.02.

Beim Ausbuchen wählen Sie einfach immer den ältesten Lagerplatz zuerst. Diese Methode ist extrem robust und funktioniert perfekt mit Barcodescannern.

Variante B – FIFO über das Wareneingangsprotokoll

Da jeder Wareneingang mit Datum gespeichert wird, können Sie jederzeit sehen:

  • welche Lieferung die älteste ist
  • auf welchem Lagerplatz sie liegt
  • wie viel Bestand dort noch vorhanden ist

Sie buchen dann gezielt von diesem Lagerplatz aus.

3. Ein- und Ausbuchung per Barcodescan

Beim Ausbuchen wählen Sie:

  1. den Lagerplatz
  2. scannen den Artikel

Das Tool bucht automatisch die definierte Menge aus. Damit lässt sich FIFO sehr schnell und fehlerfrei umsetzen.

4. Lagerplatz‑Ansicht: perfekte Transparenz

Die Tabelle „auf LAGERPLATZ“ zeigt alle Artikel eines Lagerplatzes inklusive Mengen und ermöglicht:

  • Ausbuchung aller Artikel eines Platzes
  • Kommissionierung
  • Dokumentenerstellung (Lieferschein, Rechnung, Packzettel)

Damit sehen Sie sofort, welche Lagerplätze zuerst geleert werden sollten.

Praxisbeispiel: FIFO im Alltag

Ein Unternehmen erhält dieselbe Ware in drei Lieferungen:

Datum Menge Lagerplatz
01.02. 50 LP‑A
10.02. 40 LP‑B
20.02. 60 LP‑C

Beim Kommissionieren:

  1. Mitarbeiter wählt LP‑A
  2. scannt die Artikel
  3. das Tool bucht automatisch aus

Ist LP‑A leer, folgt LP‑B usw. Das ist 100 % FIFO – ohne zusätzliche Software, ohne komplizierte Regeln.

Warum FIFO mit dem Excel‑Bestandsmanager besonders einfach ist

Der Bestandsmanager kombiniert:

  • automatische Wareneingangsprotokolle
  • flexible Lagerplatzverwaltung
  • Barcodescan für Ein- und Ausbuchungen
  • klare Tabellenansichten
  • Kommissionierung wie ein eigener Lagerplatz
  • automatische Dokumentenerstellung (Rechnung, Lieferschein, Packzettel)

Diese Kombination macht FIFO nicht nur möglich, sondern praktisch selbsterklärend.

Fazit

FIFO ist ein einfaches, aber extrem wirkungsvolles Prinzip der Lagerverwaltung. Mit dem Excel‑Bestandsmanager lässt es sich ohne zusätzliche Software, ohne Schulungsaufwand und ohne komplexe Regeln umsetzen.

Durch die Kombination aus:

  • Wareneingangsprotokoll
  • Lagerplatzverwaltung
  • Barcodescan
  • klaren Tabellenansichten

haben Sie alle Werkzeuge, um FIFO sauber, transparent und effizient zu leben.