START | EXCEL-TOOLS | Excel-Postbuch für Briefpost

• Dokumente in Sekunden finden
  Selbst Unterlagen von vor vielen Jahren öffnen Sie mit nur einem Klick
• gleichartige Schreiben automatisch gruppieren
  Alle Dokumente eines Absenders erscheinen sauber chronologisch sortiert
• Sofortzugriff auf wichtige Dokumentgruppen
  z. B. Fahrzeugunterlagen, Schornsteinfeger‑Briefe, Versicherungen, Energieversorger
• Wiederkehrende Post im Zusammenhang sehen
  Jahresabrechnungen, Beitragsanpassungen oder Wartungsnachweise werden automatisch verknüpft
• Maximale Ordnung & volle Kontrolle
  Ihr gesamter Posteingang wird strukturiert, durchsuchbar und jederzeit nachvollziehbar
• PDFs werden direkt aus Excel heraus geöffnet
  Kein Suchen in der Ordnerstruktur - mit einem Mausklick zur PDF

Für wen ist das Postbuch gedacht?

• für kleine Unternehmen
• für Selbständige
• für Vereine
• für Privatpersonen mit viel Briefpost
• für alle, die Ordnung lieben

Was sind die Vorraussetzungen?

Ihr müsst alle Eure wichtige Papierpost einmal auf den Scanner legen und einscannen. Was unwichtig ist und nie mehr gebraucht wird, natürlich gleich wegwerfen.

Alles andere einscannen und als PDF abspeichern. Klingt nach Aufwand, lohnt sich aber später extrem.

Welche Dateinamen sind sinnvoll für die Archivierung der Dokumente?

Für mich hat sich folgendes System bewährt und ich verwende es auch in meinem Postbuch.

Das Datum der Post, gefolgt von einer fortlaufenden Nummer und einer kurzen Inhaltsangabe,
so beispielsweise: 240122-01 Bescheid über Abfallgebühren.pdf

Bei diesem System kann ich jederzeit (auch ohne das Postbuch) die gesannte Post im Ordner chronologisch auflisten und bereits über die Ordnersuchfunktion wichtige Dokumente schnell wiederfinden.

Screenshot vom Postbuch

Hinweise zur Bedienung

Im Postbuch wird der Ordner-Pfad von dem Ordner hinterlegt, in dem sich alle eingescannten PDF-Dateien befinden.

In der breiten Spalte B tragt Ihr die Namen der Dateien ein (ohne ".pdf" am Ende).

Nun könnt Ihr über die beiden Button im Kopf der Tabelle sowohl den Ordner, als auch eine einzelne PDF direkt öffnen und anzeigen.

Das grüne Feld oben in Spalte D ist für ein Suchkürzel gedacht. Alle relaventen Post-Dokumente werden daraufhin farbig hervorgehoben.

Über den Pfeil-Button können wiederkehrende Dokumente nach unten kopiert werden. Ihr müsst dann nur noch das Datum ändern und stellt somit sicher, dass Ihr für wiederkehrende Dokumente auch die gleichen Dateinamen verwendet.

Ladet Euch das kostenlose Postbuch einfach runter und probiert selbst alles aus. Wenn Ihr Ideen habt, welche weitere Funktionalität für solch ein Postbuch sinnvoll wäre, dann schickt mir gern eine Mail.